Stift & Zettel – altmodisch oder unersetzbar?

Liebe Leser,

seitdem ich vor vier Wochen von der Tax Abteilung zu Assurance gewechselt bin, habe ich Jetlag. Mir mangelt es zwar nicht an Schlaf, aber die Zeitverschiebung nehme ich deutlich wahr.

Vor einem Monat war es noch heller Morgen um mich herum, der Blick in die Ferne schien unendlich weit und es eröffneten sich vielfältige Möglichkeiten vor mir. Nun fühle ich mich eher nach Mitternacht zurückversetzt. Alles ist ziemlich düster um mich herum und hier und dort türmen sich schwarze unüberwindbare Mauern vor mir auf.

Aber für euch bringe ich jetzt mal Licht ins Dunkel!

Die Tax Abteilung, in der ich eingesetzt war, ist eines der Testmodelle Schrägstrich Vorreiter hier bei PwC, wenn es um „papierloses“ Arbeiten geht. Unsere Aktenschränke und Postfächer waren so gut wie leer, dafür füllte sich das „DMS“ (= Dokumentenmanagementsystem) bis zum nicht vorhandenen Rand und zum „Versenden“ eines Einkommensteuerbescheides brauchte es viel mehr als nur einen Briefumschlag.

Aber jetzt nochmal ganz langsam!

Dass wir uns heutzutage immer mehr hin zur Digitalisierung bewegen, dürfte jeder mittlerweile mitbekommen haben. Wenn nicht, dann fragt euch einfach mal wie lange es her ist, dass ihr eurer besten Freundin oder eurem besten Freund zuletzt einen Brief geschrieben habt? Hm, im besten Fall vielleicht ein halbes Jahr? Oder eine Postkarte aus dem Sommerurlaub, vielleicht sogar erst ein bis zwei Monate? Na gut, und die letzte WhatsApp Nachricht? Ein paar Sekunden?

Ganz genau! Und so ähnlich verhält es sich nicht nur im Privatleben.
Ganz im Gegenteil sogar. Der Wettlauf gegen die Zeit zieht immer mehr in die Arbeitswelt ein – was käme da gelegener als eine Nachricht, die binnen Sekunden beantwortet werden kann?!

Aber natürlich ist nicht nur das ein schwer wegzudiskutierendes Argument. Auch der Umweltgedanke, die Schonung von Ressourcen, das Sparen von Arbeitsplatz und Arbeitskraft und vieles mehr sind triftige Gründe „papierloser“ zu werden.

Aber wie sieht nun eigentlich so ein „papierloser“ Arbeitsalltag aus?

Bis ins kleinste Detail kann ich euch das leider nicht beschreiben, dann seid ihr wahrscheinlich morgen noch nicht fertig mit Lesen. Wenn ihr es also genau wissen wollt, dann beginnt eure Ausbildung HIER bei PwC und lernt den Fortschritt von morgen kennen.

Nun aber zur groben Erklärung: Wenn uns ein Brief erreicht, dann wird dieser nicht in das Postfach des zuständigen Mitarbeiters gelegt, sondern er wird vom Sekretariat geöffnet und anschließend gescannt. Den Scan erhalten wir direkt an unsere E-Mailadresse. Von dort wird das Dokument im DMS, so einer Art globalen Sammelakte mit vielen kleinen Akten abgelegt. Anschließend erhält der zuständige Mitarbeiter nur noch den Link zur entsprechenden „digitalen Akte“.

Oft folgt zwischen der Ablage im DMS und der E-Mail auch noch ein Zwischenschritt. Wir verwenden nämlich ein Programm, welches zu bestimmten Dokumenten, z.B. einem Steuerbescheid, eine vorgefertigte Abfolge an zu erbringenden To-Dos gespeichert hat. Wir wählen also einfach das entsprechende Dokumentenformat, wie zum Beispiel den Steuerbescheid, aus und tragen dann beim ersten To-Do den entsprechenden Mitarbeiter ein. Damit landet der Fall automatisch auf seiner persönlichen To-Do Liste. In diesem Programm sind auch wichtige Infos zu dem jeweiligen Mandanten gespeichert, wie zum Beispiel seine Steuernummer, und der Link zu seiner „digitalen Akte“ ist ebenfalls hinterlegt. Auf diese Weise hat der Mitarbeiter die Möglichkeit morgens seine To-Dos zu öffnen und abzuarbeiten, ohne auch nur einmal den Weg zum Drucker oder zum Postfach machen zu müssen.

So also der grobe Ablauf, aber was sagen die, die mitten drin stecken?

Neben dem, dass ich selbst meine Erfahrungen mit der „papierlosen“ Arbeit gemacht habe, interessierte mich sehr, was eigentlich meine Kollegen, die die Umstellung hautnah miterlebt haben, zu der Veränderung zu sagen haben. Um das herauszufinden habe ich eine Umfrage mit dem Titel „Paperless Vorher – Nachher“ in den Umlauf gebracht.

Hier die Ergebnisse:

Was sind für dich die größten Veränderungen im Arbeitsalltag / am Arbeitsplatz, seit du paperless arbeitest?

  1. Keine Papierstapel um einen herum -> mehr freier Platz auf dem Tisch
  2. Gefühlt spare ich viel mehr Zeit seitdem das Drucken wegfällt
  3. Keine Papierverschwendung -> umweltschonenderes Arbeiten
  4. Alles ist zentral abgelegt und für jeden sofort einsehbar -> auch bei Abwesenheit kommen die Kollegen an meine Dateien
  5. Paperless ermöglicht das Arbeiten von überall und macht so z. B. Home Office möglich


 

Wünschst du dir die „alten Zeiten“ mit Papierakten zurück oder bevorzugst du die moderne paperless Arbeit?

 

 

 

 

Warum hast du dich so entschieden? (Was vermisst du / Was genießt du?)

Das Ergebnis meiner Kollegen ist eindeutig. Stift & Zettel gehören eher in die Kategorie „altmodisch“, denn die Vorteile der „paperless“ Arbeit (wie es hier fachmännisch heißt) überwiegen.

Tatsächlich! Auch ich musste mich zu Beginn der neuen „papiervollen“ Abteilung erst einmal gehörig umstellen und dachte so manche Male: „Mensch, das ginge doch so viel unkomplizierter“.

 

Doch mit der Zeit gewöhnte ich mich daran und begann es zu genießen. Keine langen Einheiten vor dem Scanner mehr, kein Posteingang oder -ausgang, der über 4 unterschiedliche Programme braucht, kein „Nur-Ich-und-mein-Computer“, kein Arbeitsstillstand bei Netzwerkproblemen und und und…

Da war die Nacht dann plötzlich doch gar nicht mehr so dunkel und die Sicht weit, aber eben auch nicht zu weit. Denn für mich der wichtigste Aspekt: Die Arbeit mit Papier schränkt, meiner Meinung nach auf gesunde Art und Weise, das „Ich-bin-immer-und-überall-erreichbar“ Verhalten ein und behält somit eine natürliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben bei. Und das braucht am Ende jeder!

Aber was sagt ihr? Schließt ihr euch eher meinen Kollegen an oder haltet auch ihr am greifbaren Schreibzeug fest?

Und wollt ihr beides einfach mal austesten, dann bewerbt euch HIER als Azubi!

Michelle

P.S. In meinem nächsten Beitrag, verrate ich euch Insider-Tipps zu den Fertigkeiten, die in einem Paperless Büro gefragt sind!

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